La crise sanitaire mondiale du CORONAVIRUS – COVID-19 a nécessité la mise en place de mesures de confinement et de stricte limitation des déplacements. Face à cette situation exceptionnelle et inédite, les entreprises, associations, administrations ou collectivités qui en avaient la possibilité ont dû mettre en place le télétravail pour préserver au moins les activités essentielles que ce mode de fonctionnement peut permettre.

Pour autant, ce dispositif nécessite de l’autodiscipline et un certain nombre d'outils dédiés : qualité de la connexion, confidentialité des échanges, plateformes de travail collaboratif...

Il s’agit donc de mettre en place un nouvel environnement de travail à la fois efficace et sécurisé en unifiant l'ensemble des outils de communication de l'entreprise ainsi qu'en mettant à disposition sa base documentaire. 

Être efficace  

En cette période de confinement, le télétravail offre bien des avantages. Toutefois, certains se sentiront « coupés » de leur équipe et auront l’impression de perdre en efficacité. Pour éviter cela, il est indispensable de s’imposer une certaine discipline ou "routine".

Créez une ambiance de travail

La mise en condition de travail passe par le mental. Faites donc comme si vous alliez au bureau. Mettez votre réveil, préparez-vous, habillez-vous (à chacun de juger s'il faut garder les chaussons ou pas...). Ainsi vous serez dans de bonnes conditions pour travailler et serez prêt pour d'éventuelles visio-réunions.

Informez vos proches

Dans ces conditions inédites de confinement avec fermeture des écoles, vous devez vous adapter et prendre le temps d’expliquer la situation à vos proches. Il est en effet difficile de télétravailler avec vos enfants qui ne comprennent pas toujours pourquoi vous n’êtes pas disponible alors que vous êtes à la maison. Ne vous inquiétez pas, en s’organisant bien, il est possible de travailler chez soi tout en profitant de ses enfants en même temps.

Choisissez un environnement propice au travail

Il est impératif de ne pas mélanger, si possible, la sphère privée et la sphère professionnelle. C’est une règle de base du télétravail. Un vrai bureau bien organisé vous mettra dans des conditions optimales pour être productif. Un conseil : restez éloigné(e) des sources de distraction.

Organisez votre planning

Imposez-vous des heures de lever raisonnable pour garder un rythme de travail. Ensuite organisez-vous un planning précis de travail pour la journée et fixez-vous des limites.

Si vous êtes manager, passez en revue le travail à réaliser avec votre équipe et soulignez les priorités. Il faut s’assurer que chacun pourra avancer sur ses dossiers convenablement et disposera de l’ensemble des informations nécessaires au bon déroulement de la journée, voire de la semaine.

Accordez-vous des pauses

Enfin, faites des pauses régulières. Sortez de votre environnement de travail et profitez-en pour décrocher quelques minutes, vous aérer l’esprit… pour revenir encore plus efficace !

Communiquez et restez disponible

Pour ne pas ressentir l’éloignement et ne pas perdre le rythme, gardez au maximum le contact avec votre équipe, que ce soit par le biais d’e-mails réguliers ou d’appels. Pour fluidifier les échanges et faciliter le travail, mettez en place des outils collaboratifs, de la gestion des plannings au suivi des projets.

• le téléphone : un coup de fil est intrusif et oblige votre correspondant à sortir de son travail, à se déconcentrer. Réservez-le aux sujets urgents et importants.
• la messagerie instantanée : vous avez le choix des outils ou ils peuvent aussi être imposés par l’entreprise pour plus de sécurité : Skype par exemple. Elle permet de recréer un collectif de travail virtuel.
• la webconférence : un outil pour organiser des réunions dans lesquelles vous pourrez vous voir en vidéo, partager des documents ou votre écran, chatter. Là aussi les outils sont nombreux.
• le mail : utilisez le mail pour des sujets complexes qui doivent laisser des traces écrites et pouvoir être archivés.

Travailler de chez soi en toute sécurité

Une mise en œuvre non-maîtrisée du télétravail peut augmenter considérablement les risques de sécurité pour les entreprises ou organisations qui y recourent. Elle peut même mettre en danger leur activité face à une cybercriminalité qui redouble d’efforts pour profiter de cette nouvelle opportunité. En complément des mesures générales de vigilance cybersécurité publiées sur la crise du CORONAVIRUS – COVID-19 par le Gouvernement, voici les conseils à suivre tant pour les collaborateurs que pour les employeurs afin de limiter les risques de sécurité informatique liés au télétravail.

Suivez les instructions de votre employeur

• Si votre entreprise dispose d'une charte informatique dans le cadre du télétravail, prenez-en connaissance et appliquez-la rigoureusement.
• Ayez une utilisation responsable et vigilante de vos équipements et accès professionnels.

Sécurisez votre connexion internet

• Assurez-vous du bon paramétrage de votre box internet. Vérifiez son mot de passe d'accès administrateur, changez-le s’il est faible et mettez à jour son logiciel interne.
• Si vous utilisez le Wi-Fi, activez l'option de chiffrement WPA2 ou WPA3 avec un mot de passe long et complexe. Ne vous connectez qu'à des réseaux de confiance et évitez les accès partagés avec des tiers.

Favorisez l'usage d'équipements fournis et contrôlés par votre entreprise

Si vous en avez la possibilité, utilisez autant que possible le VPN (Virtual Private Network ou réseau privé virtuel) mis à disposition par votre entreprise.

Si vous devez utiliser un ordinateur personnel, assurez-vous qu'il est suffisamment sécurisé

Cela doit passer par:

• l'installation d'un antivirus et d'un pare-feu ;
• l'utilisation d'un compte personnel avec des droits limités, protégé par un mot de passe fort et non partagé avec d'autres personnes ;
• la mise à jour régulière du système d'exploitation et des logiciels utilisés ;
• des sauvegardes régulières de votre travail de préférence sur les infrastructures de votre entreprise ;
• l'utilisation de mots de passe forts sur l'ensemble de vos services et l'activation de l'authentification à deux facteurs.

La CNIL propose un outil pour créer rapidement des mots de passe robustes.

Communiquez en toute sécurité

• Évitez de transmettre des données confidentielles via des services grand public de stockage, de partage de fichiers en ligne, d'édition collaborative ou via des messageries. 
• Installez uniquement des applications autorisées par votre entreprise. 
• Privilégiez des outils de communication chiffrés de bout en bout, si votre entreprise ne vous fournit pas d’outil de communication sécurisé.
• Privilégiez les systèmes de visioconférence qui protègent la vie privée.
• Soyez particulièrement vigilant sur les tentatives d'hameçonnage. Les pirates profitent des périodes de crise ou de trouble pour inventer de nouvelles escroqueries et tirer profit de ces événements. Soyez vigilant à tout contact : de personnes que vous ne connaissez pas ; d'une personne connue vous envoyant une communication ; de personnes cherchant à créer un sentiment d'urgence ou de danger. 

En cas de doute, demandez de l'aide à votre directeur des systèmes d’information ou votre responsable de la sécurité des systèmes informatiques.

Plus d'infos à ce sujet sur la CNIL