Répondre à un appel à projets FEDER ITI puis gérer le dossier accompagné de TPM

Pour construire un projet efficient, il s’agit de définir une stratégie, des moyens, un calendrier :

Les opérations bénéficiant d’une subvention européenne, notamment au titre du FEDER, sont sélectionnées sur la base d’appels à projets émis régulièrement par la Région.

Un appel à projets se caractérise :

• par une enveloppe indicative de fonds européens,
• une date d’ouverture et une date de fin
• une thématique spécifique ;
• des critères d’éligibilité ;
• des critères de sélection.

Quelles actions à mettre en place ? Dans quel domaine et dans quel but, pour répondre à quel besoin, dans quel contexte ? Pour quels publics et où, sur quel lieu ou territoire ? 

• Quantifier les activités qui composent le projet et identifier les moyens à mettre en œuvre.
• Y faire correspondre les ressources humaines et matérielles nécessaires.

Le projet dans le temps : quelles dates de réalisation, quelle durée ?

Quelle est la capacité financière et administrative de la structure pour développer le projet et en assurer le suivi ?

Il est également nécessaire de prévoir un budget équilibré : 
•    En définissant les dépenses sachant que toutes ne seront pas retenues dans les coûts éligibles au FEDER ITI qui sont précisés dans l’appel à projets.
•    Une fois les besoins financiers évalués, les ressources sont à identifier :
o    Autofinancement ;
o    Financements externes publics : Europe, État, collectivités locales (Région, Département…), établissements publics, chambres consulaires… ;
o    Financements externes et/ou privés : fondations, entreprises…
 

Attention : l’Europe ne prend pas en charge 100 % du projet, elle le cofinance ! Les fonds européens apportent un soutien complémentaire à des crédits déjà mobilisés. Il existe un taux de cofinancement maximum apporté par le FEDER. Il est indiqué dans les appels à projets. Il dépend des autres subventions nationales, publiques et privées, mobilisées pour financer le projet.

Le dépôt de la demande de subvention européenne au titre du FEDER ITI se fait par voie dématérialisée sur le portail dédié e-Synergie.

Pour préparer cette étape majeure, il est nécessaire de prendre connaissance de l’ensemble des documents joints à l’appel à projets :

• Le calendrier de dépôt des dossiers
• La notice d’aide à l’utilisation d’e-Synergie
• La trame standard du dossier de demande de subvention e-Synergie.
• Les annexes au dossier de demande de subvention à compléter 
  o    Annexe 1 « Plan de financement » 
  o    Annexe 2 « Description détaillée du projet » 
  o    Annexe 3 « Principes horizontaux « 
  o    Annexe 4 « Incidences environnementales »
• La grille info porteurs commande publique
  • La grille des pièces à joindre (à lier SVP au document « grille des pièces à joindre » en PJ (tableur Excel à plusieurs onglets) qui outre les éléments ci-dessus comprennent pour tous les types de porteur.  
    o    La Déclaration sur l’honneur PROGRAMME PROVENCE ALPES COTE D’AZUR MASSIF DES ALPES FEDER FSE+ FTJ 2021 2027
    o    Un RIB comportant les IBAN et BIC
    o    Le document attestant de la capacité du représentant légal à engager la structure
    o    La délégation de signature du signataire s'il n'est pas le représentant légal.

Selon la nature du porteur, d’autres documents sont demandés : 

Un tutoriel vidéo sur le site «Europe» de la Région Sud vous en permettra une première approche https://europe.maregionsud.fr/galerie-videos-de-projets/detail/petit-guide-pratique-a-destination-des-candidats-3

Avant de procéder au dépôt, il est aussi très fortement conseillé d’avoir rédigé et stabilisé les 4 documents dits « annexes ». Car contrairement à leur appellation, elles constituent en effet le cœur du dossier. Leur rédaction permet de renseigner plus facilement le dossier de demande de subvention lors de sa saisie sur la plateforme e-Synergie.

L’annexe 1 « Plan de financement » est un tableur Excel à plusieurs onglets avec notamment : 
-    Une notice,
-    Les dépenses présentées au FEDER ITI
-    Les ressources sur les postes de dépenses présentées au FEDER ITI
-    Synthèse qui s’incrémente automatiquement

Un tutoriel vidéo sur le site «Europe » de la Région vous en permettra une première approche : https://europe.maregionsud.fr/galerie-videos-de-projets/detail/comment-completer-le-plan-de-financement-des-appels-a-projets-2021-2027 

L’annexe 2 « Description détaillée » du projet est un document Word qui ne doit pas excéder 20 pages avec 5 parties :  

1. Justification et contenu détaillé du projet
2. Modalités de mise en œuvre du projet
3. Contribution du projet aux critères de sélection de l’appel à projets
4. Analyse de l’effet incitatif du FEDER sur le projet :
5. Autres informations jugées nécessaires à la bonne compréhension du projet

L’Annexe 3 « Principes horizontaux » est un document Word avec 3 parties concernant la structure et le projet : 

• développement durable,
• respect de l’égalité homme femme,
• non-discrimination et intégration des personnes en situation de handicap

Chaque partie comprend une série d’items à cocher ou pas et une partie commentaire. 

Enfin, l’Annexe 4 (document Word) vise à indiquer les mesures prises pour limiter les incidences environnementales du projet sauf si celui-ci concerne exclusivement des travaux d’aménagement intérieur / second œuvre. 

En effet, selon le principe de « DNSH - Do Not Significant Harm », les investissements soutenus par les fonds européens ne doivent pas causer de préjudice important à l’environnement. Il s’agit d’intégrer dans le projet la prise en compte des 5 objectifs environnementaux suivants : zéro artificialisation nette des sols, atténuation du changement climatique, gestion des déchets, résilience au changement climatique, et préservation de la biodiversité. Cela se travaille si possible le plus en amont du projet (étude de programmation puis mission de maitrise d’œuvre) et la prise en compte du référentiel Aménagement durable régional est vivement encouragé. 

Une fois l’ensemble des pièces justificatives demandées rassemblées et abouties au mieux pour celles relatives au projet, il s’agit de se connecter sur le portail internet e-Synergie de dépôt et de suivi des demandes de subventions européennes pour les fonds FEDER, FSE+ et FTJ. C’est le seul moyen de déposer une demande (pas de demande par voie postale).

Pour la création du compte utilisateur et, jusqu’à la finalisation de l’ envoi dématérialisé de la demande, référez-vous à la  notice d’utilisation d’e-Synergie.

Une fois la demande envoyée et validée, vous recevrez une attestation de dépôt du dossier et des pièces jointes. Elle indique la référence de la demande.

Le dossier va être ensuite examiné et va suivre, de son dépôt jusqu’à sa réalisation et au paiement de la subvention européenne par la Région, un schéma de vie en plusieurs étapes avec, au mieux : 

• déclaration de complétude et de recevabilité après examen des pièces justificatives fournies, montants prévus dans l’appel à projets concerné…),
• déclaration d’éligibilité avec une phase d’instruction où vous serez associé(e) et qui consiste à l’examen de l’éligibilité du dossier au regard de la règlementation européenne et nationale, de l’appel à projets et des justificatifs transmis ; à cette occasion, le dossier peut-être compléter ou ajuster en concertation avec l’instructeur,
• sélection du projet sur la base d’une notation des projets éligibles au regard des critères de sélection,
• soumission au Comité régional de programmation, qui formule un avis, favorable ou défavorable,
• si l’avis est favorable, notification accompagnée d’une convention attributive de financement à signer et à retourner à la Région,
• la réalisation du projet doit être conduite en respectant les engagements conventionnés,
• les demandes de paiement sont à produire au fur et à mesure de l’avancement du projet avec la transmission des bilans de réalisation et des justificatifs probants de paiement ;
• le projet fait l’objet systématique d’un contrôle de « service fait » avec, le cas échéant, des visites sur place et d’autres contrôles sont possibles,
• l’aide européenne est versée en partie ou entièrement selon la certification ou pas des dépenses présentées,
• l’archivage du dossier fait également partie des engagements du porteur.
   

Vous êtes maintenant bénéficiaire d’une aide européenne ! Comme stipulé par la convention attributive de financement adressée par la Région, vous vous êtes engagé(e) à respecter certaines règles. Elles sont contractuelles et seront l’objet de vérification tout au long de la vie du projet – jusqu’à 5 ans après le financement !

1. Respecter des obligations générales à respecter : 
   •    Réalisation du projet conformément à la convention (ex. dépenses, calendrier…) ;
   •    Respect des règles nationales et européennes (ex. : sur les aides d’État, sur les marchés publics…) et celles sur les conflits d’intérêt et la lutte contre la fraude ;
   •    Engagement pour atteindre les objectifs et les « indicateurs » de réalisation ;
   •    Communication régulière sur le financement européen du projet.
   Le respect de ces obligations permet d’appréhender sereinement les contrôles qui peuvent toucher le dossier.
    
2. Mettre en œuvre du projet selon certaines règles :

• en se référant au Guide du candidat et au Guide du bénéficiaire pour connaître vos droits et vos obligations,
• en participant à la « Formation des bénéficiaires » proposée après chaque comité de programmation,
• en échangeant avec la Région et en déclarant toute modification éventuelle de du projet (ex. : décalage du calendrier de réalisation, un financement supplémentaire, …) ;
• en gérant et assurant le suivi du projet et ses indicateurs ;
• en assurant une comptabilité analytique et le suivi administratif.

3. Communiquer régulièrement sur le projet :

Une règle d’or : apposer le logo européen. C’est l’emblème européen, avec la mention « Financé par l'Union européenne » ou « Cofinancé par l'Union européenne », figurant en toutes lettres à côté de l'emblème. Il faut en outre indiquer le montant du financement.

• Dès sa mise en route et sans attendre, une communication engagée doit faire vivre le projet, de manière à faire connaître le soutien de l’Europe auprès du grand public et des partenaires. Cela fait partie des obligations !
• Des règles précises de communication s’appliquent, sur la forme et la couleur, l’emplacement, le contenu de ma communication… Ces règles sont définies dans une charte graphique qui doit être respectée et vous bénéficiez pour ce de la mise à disposition par la Région Sud de tous les outils nécessaires pour communiquer (charte graphique, modèles d’affiches ou de panneaux, conseils…) ;

Attention : en cas de non-respect des obligations de communication, une pénalité financière peut être appliquée.
 

Le projet a démarré. Au fur et à mesure de son avancement, il s’agit de préparer les demandes de paiement. Il faut pour cela bien comprendre les règles de versement des subventions (cf. Guide du candidat ) et au Guide du bénéficiaire puis déposer la demande sur le portail dédié e-Synergie.

Le demande de paiement comprend notamment :

• Un récapitulatif des dépenses réalisées (tableau à compléter en ligne, facture par facture ; tableau spécifique pour les dépenses de personnel avec des fiches temps par salarié et un tableau global des salaires ; pièces justificatives à télécharger) ;
• un état des ressources obtenues (tableau à compléter et, au solde, attestation de versement des cofinancements, autres justificatifs à télécharger) ;
• un bilan d’exécution (formulaire en ligne et justificatifs d’avancement du projet ou, au solde, de la réalisation livrée) ;
• les indicateurs (à compléter en ligne et justificatifs à télécharger) ;
• les autres justificatifs, à télécharger (respect des obligations de communication européenne et d’« achat raisonnable » ; éléments financiers sur la structure, etc…).

La demande de paiement doit être transmise dans les délais prévus dans la convention.

Un mail de confirmation du dépôt de la demande est reçu.

Une fois transmise, la demande est vérifiée par le service instructeur. Un contrôle des dépenses est effectué (contrôle de « service fait »). Cette procédure est prévue par les réglementations nationale et européenne. Elle vise à attester de la réalité et de l'éligibilité des dépenses.

Le paiement est reçu au prorata des dépenses retenues comme éligibles.

Une fois le projet réalisé à 100 %, la demande de paiement du solde est à produire selon la même procédure.